Notion
Hay aplicaciones que se centran en una serie de aspectos concretos y otras que unifican todo.
Notion se caracteriza por ser una de las segundas.
Es muy útil para documentar procesos y crear flujos de trabajo.
Y ¿para qué necesitas documentar los procesos recurrentes de tu negocio?
Entre
otros motivos, porque cuando delegas, no necesitas explicar cómo se
hace cada cosa, ya que tienes registrada toda la información y el paso a
paso de cada área.
Es decir, en lugar de perder tiempo explicando cómo
escribir un post para tu blog o cómo gestionar la atención de un nuevo cliente (por ejemplo),
basta con remitir a la persona responsable a el proceso específico en Notion.
Puedes
documentar y sistematizar mediante archivos de texto, vídeos o fotos,
así que registrar la información se convierte en una acción de lo más
sencilla.
Otra de las ventajas que le encuentro a Notion es que
los documentos de texto se pueden ver y editar por varias personas de
forma simultánea, lo que supone un gran ahorro de tiempo.
¿Quieres
probar la versión de pago? Pues he conseguido un descuento del 50%.
Cuando hayas pagado el primer mes de la versión premium, contacta con
ellos, y di que tienes el cupón HORMIGAS. A partir de ese momento, solo
te cobraran el 50% de tu cuota (el primer mes si hay que pagarlo
completo).
Además, puede combinarse con Slack, tiene disponible una aplicación para iOS y aunque tiene versión de pago, para empezar la modalidad gratuita es suficiente.
Por cierto, si no conoces Slack, no te preocupes porque te hablaré de ella un poco más abajo.
Google Sites
Google Sites
es una alternativa a Notion. Al igual que con esta última, todos los
miembros de tu equipo puede tener acceso a los distintos archivos de tal
forma que
pueden consultar y editar a la vez un mismo archivo.
Otras funcionalidades que ofrece Google Sites que me parecen interesantes son:
- Se pueden compartir archivos sin límite de almacenamiento.
- Al ser una herramienta de Google, se integra perfectamente con Google Calendar.
- Hay posibilidad de videoconferencias en vivo, reuniones, chat, y compartir pantallas.
Además, se puede utilizar fácilmente desde dispositivos móviles y es gratis.
Trello es una herramienta ideal para la organización y planificación de proyectos.
Yo
la uso para la gestión del calendario editorial y la organización de
nuevas ideas, aunque puedes usarla también para gestionar proyectos con
clientes, por ejemplo.
Una de sus principales características es lo fácil e intuitiva que es, lo que la convierte en una de las herramientas para trabajar en equipo favoritas entre los emprendedores.
La forma de trabajar con Trello se basa sobre todo en la creación de tableros. Puedes crearlos para ti mismo o, como aquí nos interesa, compartirlos con tu equipo.
En los tableros creas tu calendario de tareas, que no son más que tarjetas con el nombre de las tareas, sus especificaciones y el plazo para finalizarlas.
Si lo necesitas, puedes
subir archivos a la tarjeta correspondiente a cada tarea, así como escribir
comentarios y mantener conversaciones con las personas con las que quieras compartir cada tarjeta.
Para saber cómo sacarle el máximo provecho a Trello, aquí tienes un recurso:
Toggl
Aquí tenemos una
aplicación para medir el tiempo, lo cual es esencial para conocer tu
productividad.
En la aplicación
Toggl puedes añadir los diferentes proyectos en los que trabajas, asociarlos a cliente concretos y añadir etiquetas.
Para utilizar esta aplicación, basta con elegir la tarea en la que vas a trabajar, poner en marcha el temporizador y pararlo cuando acabes.
Y en la parte inferior podrás ver cuánto tiempo has invertido en cada tarea, las horas que has trabajado.
Aunque
la “gracia” de Toggl está en la medición automática del tiempo que
cuesta una tarea, también podemos añadirlo manualmente indicando el
tiempo invertido (muy útil cuando empiezas a usarla y aún no tienes la
costumbre de trackear tus horas o se te olvida pararla).
Asimismo, Toggl
incluye informes detallados y gráficos que permiten analizar cómo has
invertido tu tiempo y sacar conclusiones que te ayuden a tomar
decisiones internas.
Por ejemplo, podrás saber con
certeza si un cliente te resulta rentable o cuándo ha llegado el momento
de delegar una tarea en un colaborador.
Para ello, puedes obtener informes que toman como referencia las tareas o bien unidades de tiempo (días, semanas o meses).
Puedes
acceder a Toggl desde el navegador o desde aplicación móvil y se
integra con otras aplicaciones de gestión de equipos, como Google Drive y
Trello.
Por cierto, cuenta con una versión de pago, pero con la gratuita tendrás de sobra, al menos para empezar.
Slack
A estas alturas sabemos que una de las peores formas que puede utilizar un equipo de trabajo para comunicarse es el email.
Para
evitar el uso del correo electrónico, tenemos otras plataformas que nos
permiten una comunicación más ágil y directa. Una de ellas (y quizá la
más popular) es
Slack.
Slack te permite crear un entorno de trabajo en el que añadir a los distintos miembros de tu equipo y colaboradores.
Dentro del grupo se pueden crear distintos canales
correspondientes a diferentes proyectos o áreas de tu negocio. En el
caso de Hormigas en la Nube, también tenemos un canal para hablar de
cualquier cosa que no sea de trabajo propiamente dicha. Lo llamamos
«coffe machine» 😀
A través de esta aplicación, puedes mandar mensajes a todos los miembros del equipo e iniciar conversaciones privadas con una o varias personas.
También
pueden añadirse archivos desde Google Drive o desde nuestro disco duro,
e incluso pueden crearse extractos, notas o documentos de Google Docs.
Igual que en el resto de herramientas para trabajar en equipo, ofrece versión de pago, pero también una gratuita muy completa.
Helpscout es
bandeja de correo electrónico. El seguimiento de una dirección de correo electrónico se hace mediante un sistema de
tickets, con actualizaciones de las acciones en tiempo real.
Se puede utilizar con cualquier sistema de correo electrónico, como podrían ser Outlook o Gmail. No obstante, cuando se trata de trabajar en equipo, es preferible tener cuentas de correo corporativas con el dominio de la empresa.
De
esta manera se pueden centralizar mejor las conversaciones del equipo,
aumentar la productividad y dar una mejor imagen de cara a los clientes.
Help
Scout te permite crear perfiles de clientes, ver las cuentas de algunas
de sus redes sociales, realizar un seguimiento de las conversaciones
con ellos, asignar emails a otros miembros del equipo y agregar notas
internas que solo verán tus colaboradores.
El «pero» de esta herramienta es que no tiene versión gratuita
y hay que pasar por caja desde su plan más básico. Sin embargo, es muy
útil cuando manejas un volumen alto de emails y trabajas con un equipo.
Para usar Google Drive no tienes más que tener una cuenta en Google. Te permite tener todos los archivos de tu negocio organizados en carpetas y almacenado en la nube gracias a sus 15 GB de espacio gratuito que ofrece (y que puedes ampliar si se te queda corto).
Esta
herramienta es muy cómoda, puesto que puedes compartir con otras
personas documentos o carpetas específicas y asignar diferentes niveles
de permisos.
No solo puedes subir archivos desde tu ordenador sino también crearlos. Los documentos que puedes crear pueden ser textos, hojas de cálculo, formularios, diapositivas, documentos en pdf…
Una alternativa a Google Drive es
Dropbox,
pero a mí me gusta más Drive porque ofrece más espacio y porque permite
crear y editar archivos de forma simultánea entre varias personas sin
crear copias paralelas que acaban siendo un lío porque no sabes cuál es
la última versión.
Con la cantidad de herramientas y aplicaciones que utilizamos a
diario, intentar memorizar todas las contraseñas es la mejor manea de
olvidarlas y perder tiempo en escribirlas cada vez que quieres iniciar
sesión.
Y para eso nació el gestor de contraseñas
LastPass.
Además
de ser una «memoria de passwords» esta es una de las principales
herramientas para trabajar en equipo que uso a diario, porque permite compartir contraseñas con terceros sin tener que enseñarlas de forma explícita.
KanbanFlow
Esta aplicación es un gestor de proyectos con la que puedes crear listas de tareas y compartirlas con tus compañeros, por lo que es otra de las herramientas para trabajar en equipo que te recomiendo incorporar a tu negocio.
Cada tarea cuenta con su propia descripción, puedes asignar responsables, establecer una estimación del tiempo que se tardará en hacerla y la fecha límite para terminar. En cada tarea también pueden añadir subtareas y comentarios.
La pantalla de KanbanFlow tiene varias secciones:
- Tareas pendientes.
- Tareas que tienen que hacerse en el mismo día.
- Tareas en las que se está trabajando.
- Tareas completadas.
Una de las opciones interesantes de KanbanFlow es incluye un
temporizador Pomodoro, por lo que no te permite prescindir de Toggl.
Asana
es otra de las herramientas para trabajar en equipo y gestionar de
forma eficiente la gestión de proyectos. Por tanto es similar a Kanban
Flow, pero sin temporizador incluido.
Te permite crear espacios de trabajo e invitar a tu equipo por correo electrónico.
Las
tareas se crean dispuestas en filas. Una vez que creas la primera, con
darle a la tecla “enter” podrás crear la siguiente en una línea nueva.
En
todas las tareas podrás añadir descripciones, fecha de vencimiento,
escribir comentarios y subir archivos. Además tienen una casilla de
verificación para indicar que el trabajo se ha completado.
También tiene una funcionalidad llamada “proyectos”, que viene muy bien cuando se quiere crear una lista única de tareas.
Además de invitar a los miembros de tu equipo puedes incluir a otros usuarios como invitados. Los invitados solo podrán acceder a determinados proyectos o espacios de trabajo.
